Зачем бизнесу электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) заменяет собственноручную подпись в электронном документообороте: она нужна для сдачи отчётности через интернет, участия в электронных торгах, работы с государственными порталами и подписания договоров с контрагентами без личной встречи и обмена бумажными оригиналами.

Для современного предпринимателя электронная подпись — это, по сути, обязательный инструмент: без неё невозможно полноценно взаимодействовать с налоговой службой, банками и большинством крупных контрагентов, перешедших на электронный документооборот.

Виды электронной подписи

  • Простая — комбинация логина и пароля, подтверждающая факт формирования подписи конкретным лицом, используется в основном во внутреннем документообороте и в некоторых сервисах для подтверждения действий пользователя
  • Неквалифицированная усиленная — создаётся с помощью криптографических средств, подходит для части внутренних и внешних документов при наличии соглашения сторон о признании такой подписи равнозначной собственноручной
  • Квалифицированная усиленная (КЭП) — юридически приравнена к собственноручной подписи без дополнительных соглашений, требуется для сдачи отчётности и большинства госуслуг, а также для многих операций с недвижимостью и крупных сделок

Где получить квалифицированную подпись

С 2022 года КЭП для руководителей организаций и ИП выдаётся через удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы или её доверенных партнёров — банки и другие аккредитованные организации. Сотрудники организаций, которые подписывают документы от имени работодателя, получают подпись в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах на основании доверенности.

Для получения подписи в ФНС нужен личный визит с паспортом и СНИЛС, а также носитель — токен, соответствующий требованиям безопасности. Некоторые удостоверяющие центры продают такие токены на месте.

Срок действия и продление

Квалифицированная электронная подпись обычно выдаётся на 12–15 месяцев, после чего требует переоформления. Рекомендуется начинать процедуру продления заранее — за 2–3 недели до окончания срока действия, чтобы не остаться без возможности сдавать отчётность или подписывать документы в критический момент, например перед сроком сдачи декларации.

Хранение и безопасность

Носитель с электронной подписью нужно хранить так же тщательно, как и печать организации, — передача подписи третьим лицам создаёт риски мошеннических действий от имени владельца бизнеса, включая оформление фиктивных сделок или подачу недостоверной отчётности.

При смене сотрудника, у которого была доверенность на использование подписи, важно своевременно отозвать соответствующие полномочия и, при необходимости, перевыпустить сертификат подписи для нового ответственного лица.

Использование в повседневной работе

После получения КЭП её удобно использовать не только для отчётности, но и для подписания договоров через сервисы электронного документооборота — это сокращает время согласования сделок с контрагентами из других регионов и снижает расходы на курьерскую доставку оригиналов.

Что делать при компрометации подписи

Если есть подозрение, что носитель с подписью попал в чужие руки или данные могли быть скопированы, нужно немедленно обратиться в удостоверяющий центр для отзыва сертификата. Промедление в этой ситуации может привести к использованию подписи для оформления документов от вашего имени без вашего ведома.

Мобильная электронная подпись

Некоторые удостоверяющие центры и банки предлагают облачные варианты подписи, не требующие физического токена — они удобны для работы с разных устройств, но требуют внимательного отношения к защите доступа к личному кабинету, через который формируется подпись.

Подпись для сотрудников без права первой подписи

Для рядовых сотрудников, которым не нужно подписывать документы от имени организации, часто достаточно неквалифицированной или простой подписи внутри корпоративной системы документооборота — это дешевле и быстрее оформляется, чем получение полноценной КЭП на каждого работника.

Итог

Выбор конкретного вида и способа получения подписи зависит от масштаба бизнеса и частоты электронного взаимодействия с госорганами и контрагентами, но в большинстве случаев руководителю организации или ИП всё равно потребуется собственная квалифицированная подпись хотя бы для сдачи отчётности.